Fiduna is een onderdeel van Houtverwerkingsindustrie A.J. Fransen BV.

1. Inleiding

HOUTVERWERKINGSINDUSTRIE FRANSEN B.V. hecht veel waarde aan het zorgvuldig omgaan met
persoonsgegevens. Als organisatie willen wij graag transparant zijn over de verwerking van
persoonsgegevens. Hoe we hiermee omgaan is gebaseerd op wet- en regelgeving, waaronder de
Algemene Verordening Gegevensbescherming, van de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor privacygerelateerde
vragen en verzoeken kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Wij trachten de
correctheid, volledigheid en actualiteit van dit document te waarborgen, desondanks verstrekken wij
expliciet nog impliciet de garantie dat de informatie van dit privacyreglement juist, volledig of actueel
is.

2. Begrippen

1. Organisatie: Houtverwerkingsindustrie Fransen B.V., de gehele organisatie en aan haar
gelieerde ondernemingen / instellingen / natuurlijke personen.
2. Klant(en): Iedere opdrachtgever van de organisatie.
3. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare
natuurlijke persoon.
4. Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,
ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, met elkaar in
verband brengen, beschikbaar stellen, verstrekken door middel van doorzending, alsmede het
afschermen, uitwissen of vernietigen van Persoonsgegevens.
5. Verantwoordelijke: degene die het doel en de middelen voor de Verwerking van
Persoonsgegevens vaststelt, de zeggenschap heeft over de Persoonsgegevens en
verantwoordelijk is voor de naleving van dit reglement. De verantwoordelijke heeft daarbij
feitelijke invloed op de gegevenswerking. Hij geeft instructies aan de bewerker ten behoeve
van de gegevensverwerking. De klant bepaalt uiteindelijk welke persoonsgegevens worden
verwerkt door de organisatie. De klant is degene die bepaalt welke persoonsgegevens worden
afgegeven en verwerkt door de organisatie en met welk doel dit gebeurt. Hiermee is de klant
aan te merken als verantwoordelijke. De verantwoordelijke voor de verwerking van medische
gegevens in de zin van dit reglement is de organisatie.
6. Verwerker: degene die ten behoeve van de Verantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt,
zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. De organisatie is hiermee bewerker
als het gaat om Persoonsgegevens – dit geldt niet voor de Medische gegevens, voor deze
gegevens is de organisatie de Verantwoordelijke.
7. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
8. Derde: ieder, niet zijnde de Betrokkene, de Verantwoordelijke, de Bewerker, of enig persoon
die onder rechtstreeks gezag van de Verantwoordelijke of de Bewerker gemachtigd is om
Persoonsgegevens te verwerken.
9. Toestemming van Betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting
waarmee de Betrokkene aanvaardt dat hem betreffende Persoonsgegevens worden verwerkt.
10. Verzamelen van Persoonsgegevens: het verkrijgen van Persoonsgegevens.
11. Verstrekken van Persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van
Persoonsgegevens.
12. Gedragscode: een besluit van één of meer organisaties, representatief voor de sector waarop
het besluit betrekking heeft, houdende in het belang van de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer gestelde regels of gedane aanbevelingen ten aanzien van Persoonsgegevens.
13. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
14. Autoriteit: De Autoriteit Persoonsgegevens (AP, voorheen CBP): de organisatie die tot taak
heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens conform de geldende wet- en
regelgeving.
15. Het reglement: dit onderhavige privacyreglement
Algemene bedrijfsgegevens zijn geen persoonsgegevens, tenzij u als klant ZZP’er bent of een
eenmanszaak, vof of maatschap heeft. In dat geval worden uw gegevens ook gezien en behandeld als
persoonsgegevens. Desondanks gaan wij als organisatie ook met uw algemene bedrijfsgegevens
vertrouwelijk om.

3. Type persoonsgegevens

Als organisatie ontvangen en verwerken wij de volgende gegevens:
• Klanten: algemene bedrijfsgegevens, contactgegevens van contactpersonen, betaalgegevens
en overige gegevens ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst.
• Prospecten: contactgegevens van personen die in het verleden contact met onze organisatie
hebben opgenomen of hebben deelgenomen aan een van onze bijeenkomsten.
• Website bezoekers: door middel van datatracking kunnen personen geïdentificeerd worden
a.d.h.v. het IP-adres of andere unieke informatie.
Wij verzamelen persoonsgegevens zoals:
• Algemene persoonsgegevens: NAW-gegevens van u of uw bedrijf, telefoonnummer, emailadres,
functie.
• Relatiebeheer: afspraken in het kader van relatiebeheer worden geregistreerd voor bestaande
of eventuele toekomstige opdrachten en vragen.

4. Doeleinden

Wij gebruiken persoonsgegevens onder andere voor:
• Uitvoering van opdrachten n.a.v. van overeenkomsten.
Voor de uitvoering van opdrachten op basis van overeenkomsten slaan wij contactgegevens
van de aangewezen contactpersoon op. Dit doen wij ten behoeve van de communicatie van
de opdracht. Tevens zijn deze gegevens nodig voor de offertering en facturering van de
opdracht.
• Marketing en commerciële doeleinden
Als organisatie onderhouden wij graag onze relaties met klanten en eventuele andere partijen.
Om deze personen op de hoogte te brengen van externe en interne ontwikkelingen. Dit wordt
door middel gedaan van nieuwsbrieven, welke met enige regelmaat worden verstuurd. Tevens
kunnen bedrijfsnamen gepubliceerd worden op onze website of Social Media kanalen.
Persoonsgegevens van contactpersonen worden niet gedeeld met externe partijen in het
kader van marketing of andere commerciële doeleinden. Indien u geen nieuwsbrieven meer
wenst te ontvangen of uw bedrijfsnaam niet gepubliceerd wil hebben, dan kunt u met ons
daarover contact op nemen.
• Ontwikkeling van dienstverlening
Om de producten en diensten die wij leveren als organisatie continu te kunnen ontwikkelen
en verbeteren, kunnen wij gebruik maken van uw persoonsgegevens. Deze gegevens worden
alleen gebruikt voor interne analyses en niet gecommuniceerd naar externe partijen. Indien
wij onze bevindingen met externe partijen communiceren, dan worden alle persoonsgegevens
geanonimiseerd. Onze producten en diensten kunnen wij van hoge kwaliteit leveren, doordat
wij bepaalde gegevens opslaan in een database. Deze gegevens zijn tevens volledig
geanonimiseerd en niet te herleiden naar u of uw bedrijf.
Indien persoonsgegevens gebruikt worden voor andere doeleinden dan eerder genoemd, dan hebben
wij als organisatie de plicht om u te informeren omtrent de aard van de persoonsgegevens, alsmede
omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd.

5. Bewaartermijnen

Gedurende de opdracht of overeenkomst zullen persoonsgegevens verwerkt worden in ons systeem.
Eventueel worden voor onbepaalde tijd contactgegevens bewaard voor relatiebeheer of toekomstige
overeenkomsten. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens binnen één
jaar verwijderd en vernietigd.
Vernietiging van persoonsgegevens blijft eventueel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is
dat de bewaring van aanmerkelijk belang is, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift
vereist is of indien daarover tussen de betrokkene en de organisatie overeenstemming bestaat. Indien
de betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot identificeerbare personen
redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in deze geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

6. Beveiliging

Voor de bescherming van de verwerkte persoonsgegevens zijn passende technische en
organisatorische maatregelen getroffen, om verlies, onrechtmatige toegang, gebruik en verwerking
door anderen tegen te gaan.
De volgende maatregelen zijn getroffen:
• Automatisering;
• Inlognamen en wachtwoorden;
• Rechten en rollen;
• Firewalls;
• De aanmaak van encrypted back-uptapes etc.
• De geautoriseerde toegang tot de gegevenscategorie van Persoonsgegevens wordt per
medewerker besproken en afgesproken. De medewerkers die in dienst zijn bij de organisatie
tekenen een geheimhoudingsverklaring. Opslag van fysieke Persoonsgegevens vindt plaats in
afgesloten kasten en bureaus.

7. Inzage, wijzigingen en vernietiging van persoonsgegevens

U heeft het recht om kennis te nemen van de verwerkte persoonsgegevens. Een verzoek tot inzage
kan schriftelijk worden ingediend bij de organisatie. Binnen 4 weken kunt u reactie ontvangen op uw
verzoek tot inzage. De inzage wordt alleen verleend aan de persoon waarvan de gegevens worden
verwerkt. Voorafgaand dient u zich te legitimeren. Een verzoek tot inzage kan geweigerd worden
indien er sprake is van gewichtige belangen van anderen dan de betrokkene zelf.
U heeft tevens het recht om een verzoek in te dienen tot vernietiging of wijziging van
persoonsgegevens. Dit verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend. Binnen 4 weken
kunt u reactie ontvangen op uw verzoek. Een verzoek tot vernietiging of wijziging van
persoonsgegevens kan ingewilligd worden indien:
• Gegevens feitelijk onjuist zijn;
• Gegevens onvolledig zijn;
• Gegevens overbodig zijn voor de verwerking en de eerder genoemde doeleinden;
• Gegevens in strijd zijn met de wettelijke gronden van de AVG of andere wetgevingen.
Indien uw verzoek tot vernietiging of wijziging ingewilligd wordt, worden de gegevens binnen drie
maanden na het verzoek vernietigd of gewijzigd. Tenzij het redelijkerwijs aannemelijk is dat de
bewaring van de gegevens een aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene zelf, alsmede
voor bewaring op grond van een wettelijk voorschrift.

8. Cookies

De website van de organisatie maakt gebruik van cookies. Houtverwerkingsindustrie Fransen B.V.
gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.
De cookies die worden gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het
gebruiksgemak van de bezoeker. Cookies worden over het algemeen gepseudonimiseerd opgeslagen.

9. Klachten

Indien u van mening bent dat bepalingen uit dit reglement niet worden nageleefd dan kunt u contact
opnemen met de organisatie. De verantwoordelijke binnen de organisatie zal vervolgens de klacht
afhandelen conform de klachtenregeling van de organisatie. We willen u er tevens graag op wijzen
dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit
Persoonsgegevens. Het indienen van een klacht is mogelijk via deze website:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bijde-
ap

10. Inwerkingtreding, looptijd en wijziging reglement

Dit reglement is per 25-05-2018 in werking getreden en geactualiseerd op 15-02-2021.
Behoudens eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd
van de verwerking van persoonsgegevens.
De organisatie behoudt zich het recht voor dit privacyreglement beleid te wijzigen. Wijzigingen kunnen
bekend worden gemaakt aan relaties.
11. Vragen en contactgegevens
Indien u vragen heeft over het privacyreglement, verwerking van persoonsgegevens of een ander
privacy-gerelateerd verzoek, neem dan gerust contact met ons op.

Houtverwerkingsindustrie Fransen B.V.
Email: info@fransen-deurne.nl
Tel.nr. 0493-326070